BAŞVURU AŞAMASI
1. İngilizce Dil Sınavı
YDS ve dengi sınav sonucu olanlar, sonuç belgeleri ile başvuru yapabilirler. İngilizce dil sınav belgesi olmayan öğrenciler, Gümüşhane Üniversitesi Yabancı Diller Bölümü tarafından hazırlanan yabancı dil sınavına girmek zorundadır. Her yıl güz dönemi başında üniversitemizin websitesinin anasayfasında ve Erasmus websayfası'nda duyuru yapılarak, Erasmus hareketliliğine katılmak isteyen öğrenciler için İngilizce dil sınavı yapılır. Sınav tarihleri ve yerleri ile ilgili bilgilendirme Üniversitenin websitesinin anasayfası, Erasmus websayfası ve Yabancı Diller Bölümü web sayfası üzerinden yapılır. Sınav tek oturumdan oluşur. Sorular çoktan seçmeli ve kısa cevap şeklindedir. Bu sınavın tekrarı ve telafisi yapılmaz. Hareketliliğe hak kazanan öğrenci listeleri Yabancı Diller Bölümü websayfasında açıklandıktan sonra öğrencilere sonuçlara itiraz için 5 iş günü verilir. Sınav sonuçlarına itiraz başvuruları dilekçe ile Yabancı Diller Bölümü'ne yapılır.
2. Çevrimiçi Başvuru
"Turna Portal" üzerinden gerekli form doldurulur ve başvuru yapılır. Yapılan başvurular değerlendirilir ve hareketliliğe hak kazanan öğrenci listesi üniversitenin ana sayfasında ve Erasmus websayfasında duyurulur. Sonuçlar açıklandıktan sonra 5 iş günü itiraz ve feragat süresi tanınır. Genel değerlendirmeye itiraz ve hareketlilik hakkından feragat başvuruları dilekçe ile Dış İlişkiler Ofisi'ne yapılır.
HAREKETLİLİK ÖNCESİNDE
1. Erasmus Öğrenim Hareketliliği Aday Bilgilendirme Toplantısı
Öğrenci üniversite anasayfası ve Erasmus websayfasında duyurulduğu şekilde, Erasmus+ öğrenim hareketliliği aday bilgilendirme toplantısına katılır.
2. Karşı Üniversiteye Resmi Bildirim
Erasmus Ofisi hareketliliğe hak kazanan öğrencilerin bilgilerini karşı kuruma bildirir (Official Nomination). Bu bildirim seçilen öğrenciye de çevrimiçi başvuru esnasında bilgisini paylaştığı elektronik posta aracılığıyla yapılacaktır.
3. Feragat
Seçilen öğrenci hakkından feragat etmek istiyorsa ilanda bildirilen süre zarfında feragat ettiğini e-posta ile bildirir. Yedeklerden seçilen adayın gitmeyi kabul ettiğini yazılı olarak bildirdikten sonra feragat için 5 iş günü süresi vardır. Bu süreden sonra feragat eden adaylar bir sonraki başvurularında -10 puan ile cezalandırılırlar. Feragat Dilekçesi taslağı için tıklayınız.
4. Gidilecek Üniversiteye Başvuru
Karşı üniversite e-posta ile iletişime geçerek, öğrenciden belge ve/veya sisteme bilgi girişi (“application form,” “accommodation form,” “learning agreement,” pasaport, İngilizce transkript, sigorta belgesi vb.) talep eder ve öğrenci Bölüm Koordinatörünün yardımıyla gerekli formları doldurur. Bazı üniversiteler dil seviyesini onaylamak amacıyla mülakat yapabilirler. Üniversitelerin Erasmus organizasyonu süreçleri birbirinden farklı olduğundan sizinle hemen iletişim kurmayabilirler. İletişim kurulmadıysa öğrencinin GÜ Erasmus Ofisi'ni e -posta ile bilgilendirmesi ve karşı üniversiteyle ofisin iletişime geçmesi gerekir. Karşı kurum “accommodation form” göndermediyse öğrencinin mutlaka kalacak yer ayarlamak için bilgi talebinde bulunması gerekir. Kalacak yerin Türkiye'den ayrılmadan ayarlanması önemle tavsiye edilir.
5. Ders Seçme (Learning Agreement)
Öğrenim hareketliliği için, karşı üniversite öğrenciye seçilebilecek derslerin listesini gönderir. Öğrenci bu listeden ders seçerek bölüm koordinatörü ile “learning agreement”ını OLA platformu üzerinden çevrimiçi olarak doldurur. OLA platformuna giriş işlemleri şu videodan öğrenilebilir: https://www.youtube.com/watch?v=rplepEmQF3Y&t=1s.
Karşı üniversite learning agreement’ı çevrimiçi sistemle yapmak istemezse, sizi doldurmanız gereken form ile ilgili bilgilendirecektir. Bu durumda da Öğrenci ve Bölüm Erasmus+ Koordinatörü karşı kurumun gönderdiği listedeki dersler arasından hareketlilik süresince öğrencinin karşı kurumda alacağı dersleri ve GÜ'de yerine sayılacak dersleri belirlemek suretiyle bir Öğrenim Hareketliliği için Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement for Studies-Before Mobility) hazırlayarak beyan eder.
Öğrenim Anlaşması doldurulurken öğrencinin hareketlilik süresince ev sahibi kurumda alacağı dersler, orjinal isimleri, varsa kodları ve ECTS değerlikleri ile birlikte, Tablo A'ya yazılır. Öğrencinin Tablo A'da belirlediği ve başarılı olması durumunda, GÜ'de muaf tutulacak dersler kodları, isimleri ve ECTS değerleri ile birlikte Tablo B'ye yazılır.
Karşı kurumdan alınan derslerin AKTS toplamının bir yarıyıl için 30 AKTS, bir tam akademik yıl için 60 AKTS olması gerekmektedir. Bu değerler tam zamanlı bir öğrencinin alması gereken kredi miktarlarıdır. Ancak, öğrenciler arası farklılıklardan kaynaklanan özel durumlarda alınan derslerin kredi toplamı bir yarıyıl için 30 AKTS’den az ya da çok olabilir. Yine de bu fark 30 AKTS’ye yakın değerler olmalıdır (Örnek: 29 veya 32 AKTS gibi).
İlgili belge öğrenci ve bölüm koordinatörü tarafından imzalandıktan sonra, imzalanmak üzere karşı kuruma gönderilir. Öğrenim Anlaşması hareketlilik öncesinde üç taraftan imzalar alınmış olarak, Erasmus Ofisi'ne teslim edilmelidir. Taranmış imzalar kabul edilir
6. Başvuru Dosyası Hazırlama
Öğrenci Erasmus Ofisi’ne öğrenci bilgi formu’nu, öğrenci belgesi’ni, güncel transkript çıktısını ve “learning agreement”ını getirir.
7. Kabul Mektubu (Acceptance Letter)
Karşı kurumun talep etmiş olduğu başvuru belgeleri talep edilen şekilde karşı kuruma ulaştırıldıktan sonra kurum öğrenci adına bir kabul belgesi gönderecektir. Bu belge öğrenciden vize başvurusu esnasında istenecektir. Öğrenci belgenin bir kopyasını Erasmus Ofisi'ne teslim etmelidir.
8. Pasaport Çıkartma
Konsolosluklar öğrencilerden genelde en az 1 yıl geçerliliği bulunan pasaport talep etmektedirler fakat bazı ülkeler daha uzun geçerliliği bulunan pasaportlar da talep edebilmektedir. Gideceğiniz ülkenin konsolosluklarından konuya ilişkin bilgi alınız.
10 Şubatta Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe giren kanun ile " Yükseköğretim kurumlarında öğrenim/eğitim görmekte olan 25 yaşını doldurmamış aktif öğrenci durumunda bulunanlar illerde bulunan pasaport birimlerine müracaat ederek 25 yaşına kadar geçerli pasaport alabileceklerdir.
25 yaşından büyük olan öğrencilerimiz 1 yıl geçerli harçsız pasaport alabilmek için Rektörlük Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına dilekçe ile başvurup gerekli resmi yazıyı talep etmelidirler.
Pasaport işlemleri için İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğü'ne “ https://randevu.nvi.gov.tr/#/nvi/anasayfa ” web sayfası üzerinden randevu aldıktan sonra aşağıdaki belgeler ile başvurmanız gerekmektedir.
2 adet biyometrik fotoğraf
Nüfus Cüzdan Fotokopisi
Öğrenci Belgesi (Islak imzalı Öğrenci İşlerinden ve E-devlet sistemi üzerinden)
Pasaport defter harcı yatırıldığına dair dekont
Varsa eski pasaportunuz
9. Konsolosluğa Verilecek Vize Yazısı ve Dil Yeterlilik Yazısı
Öğrenci Dış İlişkiler Ofisi’ne gelerek Konsolosluğa verilecek vize yazısı ve dil yeterlilik yazısını teslim alır. Bunlar karşı kurumdan kabul mektubu geldikten sonra, ilgili kişinin Erasmus hareketliliğine seçildiğine, hibe alacağına ve dil yeterliliklerini karşıladığına dair Erasmus Ofisi'nden alınacak belgelerdir. Vize işlemleri sırasında bu belgeler gerekecektir. Ofise teslim edilen kabul belgesi üzerindeki tarihlere göre düzenleneceği için, kabul belgesi olmayan öğrencilere bu belge verilemeyecektir.
10. Vize
Gidilecek ülke için vize almak gerekebilir ve her ülkenin vize koşulları farklıdır. İlgili konsolosluklardan vize başvuru gereklilikleri hakkında öğrencinin bilgi alması gereklidir. Bu bağlamda, Erasmus sigortasını vize başvurusundan evvel yapmış olmak gerekiyorsa, o ülkenin prosedürlerini takip etmek gereklidir. Öğrenci gideceği ülke için vize prosedürlerini kendisi tamamlar ve vize başvurusunu yapar. Genellikle tüm öğrenciler aynı süreler içerisinde vize başvurusu yaptığı için başvuruların sonuçlanması beklenenden uzun sürmektedir. Bu yüzden vize için erken başvurmak çok önemlidir.
11. Banka Hesabı
Öğrenci Gümüşhane Halk Bankası'ndan vadesiz Avro hesabı açtırır.
12. Sağlık Sigortası
Öğrencilerin gitmeden önce, seyahat ve orada kalacağı dönemi kapsayan minimum 30.000 Avro kapsayıcılığı olan sağlık sigortası yaptırması gerekmektedir. Bu sigorta bazı ülkeler için vize işlemleri sırasında da gerekli olmaktadır. Öncelikle gidilecek ülkenin Konsolosluğu ile irtibata geçip ne tür bir sigorta istedikleri öğrenilmelidir. Vize için zaman zaman farklı koşullarda sigorta istenmektedir. Vize için gerekli olmasa bile seyahat, sağlık sigortası yaptırılması yurt dışında bulunduğunuz süreçte korunur olmanız açısından gereklidir. Bu belgenin fotokopisi öğrenci dosyasına konulmak üzere Erasmus Ofisi’ne teslim edilir.
Not: Bazı ülkeler kendi belirledikleri sigorta poliçelerini istemektedirler. Bu gibi durumlarda sizden talep edilen sigortayı yaptırmanız vize almanızı kolaylaştıracaktır.
13. Vize Fotokopisi
Vizesi onaylanan öğrenci Dış İlişkiler Ofisi’ne gelerek vizenin olduğu sayfanın fotokopisini teslim eder.
14. KYK Yurt Bilgilendirme Yazısı
KYK yurtlarında kalan öğrenciler hareketlilik sonrası yurt haklarını korumak isterlerse GÜ Erasmus Ofisi’nden KYK bilgilendirme yazısı almalıdırlar ve yurtlarına teslim etmelidirler.
15. Erasmus Öğrenci Sözleşmesi
Hibeli yada hibesiz hareketlilikten yararlanan tüm öğrenciler gitmeden önce Erasmus Ofisi tarafından hazırlanacak Erasmus Öğrenci Sözleşmesini imzalayacaklardır. Sözleşme iki kopya halinde hazırlanır, bir kopya Erasmus Birimi’nde, bir kopya da öğrencide kalır. Sözleşmede doğru banka hesabı bilgisi vermek öğrencinin sorumluluğundadır. Süreç tamamlanana kadar ilgili banka hesabı kapatılamaz. Aksi takdirde çıkacak sorunların sorumluluğu öğrenciye aittir.
16. Hibenin İlk Kısmının Öğrencinin Hesabına Yatırılması
Kabul belgesindeki tarihler baz alınarak hibenin %70’i yatırılır. Burada hesaplanan hibe tutarı nihai hibe tutarınız değildir. “Participation certificate”deki tarihlere göre dönüşünüzde tekrar hesaplanacaktır.
17. KYK Burs Bilgilendirme Yazısı
Öğrencinin yurtdışında bulunacağı süre zarfında KYK bursunun kesilmemesi için Erasmus Ofisi Öğrenci İşleri’ne bildirimde bulunur. Buna rağmen, bursunuz kesildiyse Öğrenci İşleri ile iletişime geçiniz.
HAREKETLİLİK SONRASINDA
1. Hareketliliğe Başlangıç Bildirimi (Arrival Form)
Öğrenci karşı üniversitenin Dış İlişkiler Ofisi’ne gider, kendisine verdiğimiz “arrival form”unu imzalatır ve taratıp GÜ Dış İlişkiler Ofisi’ne e-posta ile iletir.
2. Ders Değişikliği Yapma ( Learning Agreement-During Mobility)
Öğrenci, derslerinde değişiklik yapması gerekirse bölümünün ve karşı kurumdaki Dış İlişkiler Ofisi’nin onayıyla ’nın “during mobility” kısmını doldurur ve düzenlenmiş “learning agreement”ını GÜ Dış İlişkiler Ofisi’ne e-posta ile iletir. Çeşitli sebeplerle öğrenim anlaşmasında yapılacak olan değişikliklerin, gidilen yükseköğretim kurumunda akademik dönemin başlamasını takiben en geç 4 hafta içerisinde yapılmış olması ve anlaşmanın taraflarınca değişiklik talep edildikten sonra en geç 2 hafta içinde onaylanması gerekir.
Ders değişim süreci aşağıda belirtilen şekilde gerçekleşmelidir.
i. Öncelikle öğrenci daha önce seçtiği ve herhangi bir sebeple açılmayan dersin yerine almak istediği yeni dersi Gümüşhane Üniversitesindeki Erasmus bölüm koordinatörünün de onayıyla belirler.
ii. Eklediği ve sildiği dersleri learning agreement'ın during mobility kısmına yazar.
Önce kendisi daha sonra öğrenim gördüğü kurumdaki koordinatörüne imzalattıktan sonra Gümüşhane Üniversitesi Erasmus bölüm koordinatörüne mail ile gönderir.
iii. Erasmus bölüm koordinatörü kendisine gelen belgedeki ders değişikliğini uygun görürse imzalar.
iv. İmzaları tamamlanmış form, öğrenci tarafından her iki kurumun Erasmus Ofislerine en kısa sürede e-posta yoluyla iletilir.
v. Gümüşhane Üniversitesi Erasmus Ofisi gelen belgeyi (gönderen ve kabul eden kurumun Erasmus bölüm koordinatörü tarafından imzalanmış) dosyalar.
HAREKETLİLİK SONRASINDA
1. Transkript (Transcipt of Records-ToR )
Yurtdışındaki eğitim dönemine ilişkin not çizelgenizdir. Karşı kurumdaki eğitim döneminin sonunda, ilgili üniversitenin Erasmus Ofisi’nden alınır ve Gümüşhane Üniversitesi'nin Erasmus Ofisi’ne teslim edilir.(Stajda “transcript of records” yoktur; “participation certificate”ın dönüşte ıslak imzalı olarak getirilmesi ve ilgili kurum yetkilisinin kurumsal e-posta adresinden GÜ Dış İlişkiler Ofisi’ne durumu teyit eden e-posta atması gereklidir.)
2. Katılım Sertifikası (Participation Certificate)
Öğrenim faaliyetinin gerçekleştirildiği yükseköğretim kurumundan öğrencinin öğrenim başlangıç ve bitiş süresini teyit eden (imzalı ve mühürlü) bir Katılım Sertifikası alınır ve Gümüşhane Üniversitesi'nin Erasmus Ofisi’ne teslim edilir. Öğrencilerin hibeleri bu sertifikada belirtilen tarihler dikkate alınarak hesaplanır.
4. AB Anketi
İlk 3 maddede gerekli belgeler ve işlemler tamamladıktan sonra öğrencinin e-posta adresine hareketlilik faaliyetini değerlendirecekleri bir AB Anketi gönderilecektir. Faaliyetin tamamlanabilmesi için (akademik tanınma ve kalan hibeniz) gelen anketi en kısa sürede bitiriniz.
5. Hibenin İkinci Kısmının Öğrencinin Hesabına Yatırılması
Öğrencinin kalan hibe tutarı “participation certificate”deki tarihlere göre yeniden hesaplanır ve %30’luk hibe öğrencinin hesabına yatırılır. Fazladan yatırılan tutar varsa öğrenciden iade alınır.
6. Ders Saydırma
Erasmus Ofisi ilgili bölüm ve öğrenci işlerine EBYS üzerinden ders saydırma yazısı gönderir. Öğrenci ders saydırma işlemini kendi bölümü aracılığıyla takip etmekle yükümlüdür.
ÖNEMLİ HATIRLATMALAR
- Öğrencinin hak kazandığı ilan edildikten sonraki süreç kendi sorumluluğundadır. Bu bağlamda aşağıdaki hususlara azami dikkat edilmelidir.
- Hareketliliğe hak kazanan öğrenciler tüm süreç boyunca her gün Erasmus sürecinde iletişim için bildirdiği e-posta hesabını mutlaka kontrol etmelidirler.
- Öğrencilerin çevrimiçi bir grup kurarak süreç boyunca diğer arkadaşları ile iletişimde olmalıdırlar.
- Buradaki açıklamalar güncel prosedürleri yansıtmaktadır. Bunların haricinde bilgi-belge talebinde bulunulabilir. Öğrenciler güncel prosedürlerle ilgili e-postaları ve web duyurularını takip ederler.
- Gidilecek üniversitenin akademik takvim, dersler, barınma olanakları, son başvuru tarihleri, istenen belgeler, dil yeterlilikleri vs. hakkında bilgi edinilmelidir.
- Gidilecek ülkenin vize başvuru prosedürleri hakkında bilgi edinilmelidir.
- Öğrenci, dönem başında Gümüşhane Üniversitesi’nde öğrencisi olduğu ilgili bölümde kaydını yenilemeli, harç ödemesi gerekiyorsa harcını yatırmalıdır. Erasmus değişim öğrencisi, gideceği üniversiteye herhangi bir kayıt ya da harç ücreti ödemez. Ancak gidilecek kurum, kendi öğrencilerinden talep ettiği kayıt ve harç ücreti harici küçük meblağlı ödemeleri Erasmus öğrencilerinden de talep edebilir. Bu çeşit ödemelere örnek spor tesisleri abonelik ücreti, ulaşım ücreti olabilir.
- Öğrenim hareketliliği 3 aydan az olamaz.
- Hareketliliği 1 dönem daha uzatmak isteyenler hareketlilik bitmeden en geç 1 ay evvel dilekçe ile talepte bulunurlar.
- Öğrenci hareketlilik süresince gittiği ülkeden 1 haftadan uzun süre ayrılmışsa, hibesinden ayrıldığı günler için kesinti yapılır.
- Belgelerinizi Erasmus Ofisine ne kadar erken teslim ederseniz akademik tanınmanız ve kalan hibenizi almanız o kadar erken olacaktır.
- Dil sınavlarını tamamlamayan öğrencilerden %5; Erasmus anketini tamamlamayan öğrencilerden %5; en az bir dersten başarılı olamayan öğrencilerden %20 hibe kesintisi yapılır.