Personel eğitim alma hareketliliği, Türkiye’de ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda istihdam edilmekte olan herhangi bir personelin, program ülkelerinden birinde eğitim almasına imkân sağlayan faaliyet alanıdır. Bu faaliyet kapsamında kişinin mevcut işi ile ilgili konularda sahip olduğu becerileri geliştirmek üzere çeşitli eğitimler (işbaşı eğitimleri, gözlem süreçleri gibi) alması mümkündür.

Personel eğitim alma hareketliliği kapsamında, ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda istihdam edilmiş personelin, eğitim almak üzere ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumuna ya da ilgili bir kuruluşa gidebilmesi de mümkündür. Eğitim almak üzere gidilecek kuruluşlar; işletmeler, eğitim merkezleri, araştırma merkezleri, ticaret odaları ve birlikleri, okul, vakıf, kar amacı gütmeyen kuruluşlar, kariyer rehberliği sağlayan kuruluşlar, profesyonel danışma ve rehberlik kuruluşları, yükseköğretim kurumları ve Erasmus+ Program Rehberinde belirtilen diğer kuruluşlar olabilir. Bu çerçevede, uygun bir işletmeden kastedilen büyüklükleri, yasal statüleri ve faaliyet gösterdikleri ekonomik sektör ne olursa olsun, özel veya kamuya ait her tür kurum/kuruluş ile sosyal ekonomi dâhil her tür ekonomik faaliyette bulunan girişimdir. Personel eğitim alma faaliyeti tam zamanlı bir faaliyettir ve tam gün eğitim alınan süreler için hibe ödemesi yapılır. Bu nedenle Personel Eğitim Alma Hareketliliği Anlaşmasında (Staff Mobility For Training - Mobility Agreement) eğitim alma programının gün bazında belirtilmesi gerekir.

Hareketliliğe katılmak isteyenler sırasıyla şu adımları takip ederler:

BAŞVURU AŞAMASI

1. Kabul Mektubu

Personelimiz eğitim alma amacıyla gitmek istedikleri kurumlara niyetlerini bildiren bir e-posta (Kabul/Davet Mektubu İsteği Örneği) yazarak kabul mektubu alırlar. Bu bağlamda anlaşmamız olmayan bir üniversiteye ya da kuruluşa da eğitim alma hareketliliğine gidilebilir. Başvuru süresinin sınırlı olması sebebiyle başvuruda bulunacak personelin Eğitim Alma Hareketliliği Anlaşmasını da hazırlayarak niyet e-postalarına eklemeleri karşı kurumla yazışma sürecini kısaltacağından tavsiye edilir.

2. Personel Eğitim Alma Hareketliliği Anlaşması (Staff Mobility For Training - Mobility Agreement) 

Personelimiz eğitim alma amacıyla gitmek istedikleri kurumdan Personel Eğitim Alma Hareketliliği Anlaşmasının (Staff Mobility For Training - Mobility Agreement) imzalı halini alarak başvuru aşamasında sisteme yüklemelidir (bu aşamada ıslak imzalı olması gerekmemektedir, e-imza ya da pdf imza yapılabilir). Personel Eğitim Alma Hareketliliği Anlaşmasının karşı kurumda gerçekleştirilecek faaliyetleri gün gün belirtecek şekilde hazırlanması gerekmektedir.

 "Eğitim Alma faaliyetinin gerçekleştirileceği kurum ve faaliyet, kişinin istihdam edildiği mesleki alanıyla doğrudan ilişkili ve mesleki gelişimine katkıda bulunacak nitelikte olmalıdır." (2023 El Kitabı, s.34). Dolayısıyla Personel Eğitim Alma Hareketliliği Anlaşmasının içeriğinin bu doğrultuda hazırlanması gerekmektedir.

3. Çevrimiçi Başvuru

"https://turnaportal.ua.gov.tr/" üzerinden gerekli form doldurulur ve başvuru yapılır. Yapılan başvurular değerlendirilir ve hareketliliğe hak kazanan personel listesi üniversitenin ana sayfasında ve Erasmus websayfasında duyurulur. Sonuçlar açıklandıktan sonra 5 iş günü itiraz ve feragat süresi tanınır. Genel değerlendirmeye itiraz ve hareketlilik hakkından feragat başvuruları dilekçe ile Dış İlişkiler Ofisi'ne yapılır. 

HAREKETLİLİK ÖNCESİNDE

1. Erasmus Personel Hareketliliği Aday Bilgilendirme Toplantısı

Personelimiz üniversite anasayfası ve Erasmus websayfasında duyurulduğu şekilde, Erasmus+ personel hareketliliği aday bilgilendirme toplantısına katılır.

2. Karşı Kuruma Resmi Bildirim

Personelimiz hareketlilik için gideceği kuruma hareketlilik için seçildiğini e-posta ile bildirir.

3. Feragat

Seçilen personel hakkından feragat etmek istiyorsa ilanda bildirilen süre zarfında feragat ettiğini e-posta ile bildirir. Yedeklerden seçilen adayın gitmeyi kabul ettiğini yazılı olarak bildirdikten sonra feragat için 5 iş günü süresi vardır. Bu süreden sonra feragat eden adaylar bir sonraki başvurularında -10 puan ile cezalandırılırlar. Feragat Dilekçesi için tıklayınız. 

4. Görevlendirme Yazısı

EBYS üzerinden personel bağlı bulunduğu bölüm başkanlığına görevlendirme oluru için hareketliliğe hak kazandığını ilan eden yazı ve kabul mektubunu ekleyerek dilekçe yazar. Bölüm Başkanlığı, Dekanlık ve Rektörlük aracılığıyla görevlendirme oluru alınır. En son Rektörlük tarafından onaylanan belgeyi Erasmus Ofisi’ne teslim eder.

5. Pasaport Çıkartma

Öğretim elemanları ve idari personel Hizmet Pasaportu (Gri Pasaport) alarak birçok ülkeye vize almak zorunda kalmadan gidebilirler. Aynı şekilde Yeşil Pasaporta da vize muafiyeti uygulanmaktadır. Pasaport prosedürleri sürekli değişiklik gösterdiğinden bu işlemler ile ilgili detaylı bilgiye İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğü aracılığıyla ulaşılabilir. Ayrıca ülkelerin vize prosedürlerinin de takip edilmesi gereklidir.

Görevlendirme oluru alındıktan sonra Personel Daire Başkanlığı web sayfasındaki “Hizmet Damgalı Pasaport Formu” doldurulur ve görevlendirme yazısı ve form götürülerek Personel Daire Başkanlığı’ndan imza alınır. Buranın yönlendirmesiyle pasaport işlemleri için İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğü'nden “https://randevu.nvi.gov.tr/#/nvi/anasayfa” web sayfası üzerinden randevu alınır. Gereken ödeme yapılır. Form ve ödeme makbuzuyla İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğü'ne gidilir.

6. Seyahat Sigortası

Hareketliliğe hak kazanan personelimizin sadece resmi hareketlilik süresini kapsayan (5 günlük) bir seyahat sigortası yaptırması zorunludur ancak daha uzun süre yurtdışında kalınması halinde bu süre için de sigorta yaptırılmasını tavsiye ederiz. Bu belgenin fotokopisi personelin dosyasına konulmak üzere Erasmus Ofisi’ne teslim edilir.

7. Vize

Gri ya da yeşil pasaportla seyahat edecek personelimizin genellikle vize almaya ihtiyacı olmamaktadır ancak vize prosedürleri değişebilmektedir. Vize prosedürlerini takip hareketliliğe hak kazanan personelin sorumluluğundadır. İlgili konsolosluklardan vize başvuru gereklilikleri hakkında bilgi alınması gereklidir. Bu bağlamda, Erasmus sigortasını vize başvurusundan evvel yapmış olmak gerekiyorsa, o ülkenin prosedürlerini takip etmek gereklidir. Kimi zaman vize başvuruların sonuçlanması beklenenden uzun sürmektedir. Bu yüzden vize için erken başvurmak çok önemlidir. 

8. Banka Hesabı

Hareketliliğe hak kazanan personel, Gümüşhane Halk Bankası'ndan vadesiz Avro hesabı açtırır.

9. Erasmus Personel Hareketliliği Hibe Sözleşmesi

Hareketliliğe seçilen personel başvuru formu, kabul mektubu, dil sınavı sonuç belgesi, hizmet belgesi, seyahat sigortası belgeleri ile sözleşme imzalamaya gelir. Hibeli yada hibesiz hareketlilikten yararlanan tüm personelimiz hareketlilikten en geç 1 ay önce Erasmus Ofisi tarafından hazırlanacak Erasmus Personel Hareketliliği Sözleşmesini imzalayacaklardır. Sözleşme iki kopya halinde hazırlanır, bir kopya Erasmus Birimi’nde, bir kopya da personelimizde kalır. Sözleşmede doğru banka hesabı bilgisi vermek hareketliliğe katılacak personelin sorumluluğundadır. Süreç tamamlanana kadar ilgili banka hesabı kapatılamaz.

10. Hibenin İlk Kısmının Personelin Hesabına Yatırılması

Kabul mektubundaki tarihler baz alınarak hibenin %80’i hareketlilikten en erken 3 ay evvel hesabınıza yatar.

HAREKETLİLİK SONRASINDA

1. Katılım Sertifikası (Certificate of Attandance)

Faaliyetin gerçekleştirildiği yükseköğretim kurumundan hareketliliğin başlangıç ve bitiş süresini teyit eden (imzalı ve mühürlü) bir Katılım Sertifikası alınır ve Gümüşhane Üniversitesi'nin Erasmus Ofisi’ne teslim edilir. Personelin hibesi bu sertifikada belirtilen tarihler dikkate alınarak hesaplanır. 

2. Personel Eğitim Alma Hareketliliği Anlaşması (Staff Mobility For Training - Mobility Agreement) 

Faaliyetin gerçekleştirildiği kurumdan daha önce online olarak onaylatılan Personel Eğitim Alma Hareketliliği Anlaşmasının (Staff Mobility For Training - Mobility Agreement) ıslak imzalı-mühürlü hali temin edilir ve Gümüşhane Üniversitesi'nin Erasmus Ofisi’ne teslim edilir.

3. AB Anketi 

İlgili personelin e-posta adresine hareketlilik faaliyetini değerlendirecekleri bir AB Anketi gönderilecektir.  Faaliyetin tamamlanabilmesi için gelen anketi en kısa sürede bitiriniz. 

4. Hibenin İkinci Kısmının Personelin Hesabına Yatırılması

İlgili personelin kalan hibe tutarı hesabına yatırılır. 

 

ÖNEMLİ HATIRLATMALAR

• Personel hareketliliği, ders verme faaliyeti eğitim alma faaliyetiyle birleştirilerek gerçekleştirilebilir. Bu kombinasyon, bütün olarak bir ders verme faaliyeti olarak değerlendirilir Yararlanıcı Modülüne (BM) Ders Verme faaliyeti olarak raporlanır.
• Ders verme ya da eğitim alma faaliyeti aynı ülkede birden fazla ev sahibi kurum/kuruluşta gerçekleştirilebilir. Bu durum asgari faaliyet süresinin uygulandığı tek bir ders verme ya da eğitim alma faaliyeti olarak değerlendirilir.
• Personelin hak kazandığı ilan edildikten sonraki süreç kendi sorumluluğundadır.