BAŞVURU AŞAMASI
1. İngilizce Dil Sınavı
YDS ve dengi sınav sonucu olanlar, sonuç belgeleri ile başvuru yapabilirler. İngilizce dil sınav belgesi olmayan öğrenciler, Gümüşhane Üniversitesi Yabancı Diller Bölümü tarafından hazırlanan yabancı dil sınavına girmek zorundadır. Her yıl güz dönemi başında Akademik Takvim'de duyurulan tarihte Erasmus hareketliliğine katılmak isteyen öğrenciler için İngilizce dil sınavı yapılır. Sınav tarihleri ve yerleri ile ilgili bilgilendirme Üniversitenin web sitesinin anasayfası, Erasmus web sayfası ve Yabancı Diller Bölümü web sayfası üzerinden yapılır. Sınav tek oturumdan oluşur. Sorular çoktan seçmeli ve kısa cevap şeklindedir. Bu sınavın tekrarı ve telafisi yapılmaz. Hareketliliğe hak kazanan öğrenci listeleri Yabancı Diller Bölümü websayfasında açıklandıktan sonra öğrencilere sonuçlara itiraz için 5 iş günü verilir. Sınav sonuçlarına itiraz başvuruları dilekçe ile Yabancı Diller Bölümü'ne yapılır.
2. Staj Kabul Mektubu (Acceptance Letter)
Öğrenci staj yapmak istediği kurumlara niyet mektubu yazarak başvuruda bulunur. Staja kabul edildiğini bildiren bir kabul mektubu alır. Staj Hareketliliği Niyet Mektubu Taslağı için tıklayınız.
Kabul mektubu taslağı için tıklayınız.
3. Çevrimiçi Başvuru
"Turna Portal" üzerinden gerekli form doldurulur ve başvuru yapılır. Başvuru esnasında kabul mektubu da sisteme yüklenir. Yapılan başvurular değerlendirilir ve hareketliliğe hak kazanan öğrenci listesi üniversitenin ana sayfasında ve Erasmus websayfasında duyurulur. Sonuçlar açıklandıktan sonra 5 iş günü itiraz ve feragat süresi tanınır. Genel değerlendirmeye itiraz ve hareketlilik hakkından feragat başvuruları dilekçe ile Dış İlişkiler Ofisi'ne yapılır.
HAREKETLİLİK ÖNCESİNDE
1. Erasmus Staj Hareketliliği Aday Bilgilendirme Toplantısı
Öğrenci üniversite anasayfası ve Erasmus websayfasında duyurulduğu şekilde, Erasmus+ staj hareketliliği aday bilgilendirme toplantısına katılır.
2. Feragat
Seçilen öğrenci hakkından feragat etmek istiyorsa ilanda bildirilen süre zarfında feragat ettiğini e-posta ile bildirir. Yedeklerden seçilen adayın gitmeyi kabul ettiğini yazılı olarak bildirdikten sonra feragat için 5 iş günü süresi vardır. Bu süreden sonra feragat eden adaylar bir sonraki başvurularında -10 puan ile cezalandırılırlar. Feragat Dilekçesi taslağı için tıklayınız.
3. Staj Hareketliliği için Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement for Traineeship)
Öğrenci Bölüm Erasmus Koordinatörünün yardımıyla yapacağı stajın içeriğini Staj Hareketliliği için Öğrenim Anlaşması hazırlayarak beyan eder. İlgili belge öğrenci ve bölüm koordinatörü tarafından imzalandıktan sonra, imzalanmak üzere karşı kuruma gönderilir. (Bu süreç OLA platformu üzerinden de gerçekleştirilebilir). Öğrenim Anlaşması hareketlilik öncesinde üç taraftan imzalar alınmış olarak, Erasmus Ofisi'ne teslim edilmelidir. Taranmış imzalar kabul edilir. Bu belge öğrenciden vize başvurusu esnasında da istenecektir.
4. Başvuru Dosyası Hazırlama
Öğrenci Erasmus Ofisi’ne öğrenci bilgi formu’nu (Erasmus sayfasında öğrenci hareketliliği sekmesinde Belgeler/formlar başlığında), öğrenci belgesi’ni, güncel transkript çıktısını ve “learning agreement”ını getirir.
5. Pasaport Çıkartma
Konsolosluklar öğrencilerden genelde en az 1 yıl geçerliliği bulunan pasaport talep etmektedirler fakat bazı ülkeler daha uzun geçerliliği bulunan pasaportlar da talep edebilmektedir. Gideceğiniz ülkenin konsolosluklarından konuya ilişkin bilgi alınız.
10 Şubatta Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe giren kanun ile " Yükseköğretim kurumlarında öğrenim/eğitim görmekte olan 25 yaşını doldurmamış aktif öğrenci durumunda bulunanlar illerde bulunan pasaport birimlerine müracaat ederek 25 yaşına kadar geçerli pasaport alabileceklerdir.
25 yaşından büyük olan öğrencilerimiz 1 yıl geçerli harçsız pasaport alabilmek için Rektörlük Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına dilekçe ile başvurup gerekli resmi yazıyı talep etmelidirler.
Pasaport işlemleri için İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğü'ne “ https://randevu.nvi.gov.tr/#/nvi/anasayfa ” web sayfası üzerinden randevu aldıktan sonra aşağıdaki belgeler ile başvurmanız gerekmektedir.
2 adet biyometrik fotoğraf
Nüfus Cüzdan Fotokopisi
Öğrenci Belgesi (Islak imzalı Öğrenci İşlerinden ve E-devlet sistemi üzerinden)
Pasaport defter harcı yatırıldığına dair dekont
Varsa eski pasaportunuz
6. Konsolosluğa Verilecek Vize Yazısı ve Dil Yeterlilik Yazısı
Öğrenci Dış İlişkiler Ofisi’ne gelerek Konsolosluğa verilecek vize yazısı ve dil yeterlilik yazısını teslim alır. Bunlar ilgili kişinin Erasmus hareketliliğine seçildiğine, hibe alacağına ve dil yeterliliklerini karşıladığına dair Erasmus Ofisi'nden alınacak belgelerdir. Vize işlemleri sırasında bu belgeler gerekecektir.
7. Vize
Gidilecek ülke için vize almak gerekebilir ve her ülkenin vize koşulları farklıdır. İlgili konsolosluklardan vize başvuru gereklilikleri hakkında öğrencinin bilgi alması gereklidir. Bu bağlamda, Erasmus sigortasını vize başvurusundan evvel yapmış olmak gerekiyorsa, o ülkenin prosedürlerini takip etmek gereklidir. Öğrenci gideceği ülke için vize prosedürlerini kendisi tamamlar ve vize başvurusunu yapar. Genellikle tüm öğrenciler aynı süreler içerisinde vize başvurusu yaptığı için başvuruların sonuçlanması beklenenden uzun sürmektedir. Bu yüzden vize için erken başvurmak çok önemlidir.
8. Banka Hesabı
Öğrenci Gümüşhane Halk Bankası'ndan vadesiz Avro hesabı açtırır.
9. Sağlık Sigortası
Öğrencilerin gitmeden önce, seyahat ve orada kalacağı dönemi kapsayan minimum 30.000 Avro kapsayıcılığı olan sağlık sigortası yaptırması gerekmektedir. Bu sigorta bazı ülkeler için vize işlemleri sırasında da gerekli olmaktadır. Öncelikle gidilecek ülkenin Konsolosluğu ile irtibata geçip ne tür bir sigorta istedikleri öğrenilmelidir. Vize için zaman zaman farklı koşullarda sigorta istenmektedir. Vize için gerekli olmasa bile seyahat, sağlık sigortası yaptırılması yurt dışında bulunduğunuz süreçte korunur olmanız açısından gereklidir. Bu belgenin fotokopisi öğrenci dosyasına konulmak üzere Erasmus Ofisi’ne teslim edilir.
Not: Bazı ülkeler kendi belirledikleri sigorta poliçelerini istemektedirler. Bu gibi durumlarda sizden talep edilen sigortayı yaptırmanız vize almanızı kolaylaştıracaktır. Bazı işyerleri standart Erasmus sigortasına ek maddeler koydurmanızı talep edebilir. Konuyla ilgili gideceğiniz kuruma danışınız.
10. Vize Fotokopisi
Vizesi onaylanan öğrenci Dış İlişkiler Ofisi’ne gelerek vizenin olduğu sayfanın fotokopisini tesim eder.
11. KYK Yurt Bilgilendirme Yazısı
Ders döneminde staj yapacak KYK yurtlarında kalan öğrenciler hareketlilik sonrası yurt haklarını korumak isterlerse GÜ Erasmus Ofisi’nden KYK bilgilendirme yazısı almalıdırlar ve yurtlarına teslim etmelidirler.
12. Erasmus Öğrenci Sözleşmesi
Hibeli yada hibesiz hareketlilikten yararlanan tüm öğrenciler gitmeden önce Erasmus Ofisi tarafından hazırlanacak Erasmus Öğrenci Sözleşmesini imzalayacaklardır. Sözleşme iki kopya halinde hazırlanır, bir kopya Erasmus Birimi’nde, bir kopya da öğrencide kalır. Sözleşmede doğru banka hesabı bilgisi vermek öğrencinin sorumluluğundadır. Süreç tamamlanana kadar ilgili banka hesabı kapatılamaz. Aksi takdirde çıkacak sorunların sorumluluğu öğrenciye aittir.
13. Hibenin İlk Kısmının Öğrencinin Hesabına Yatırılması
Kabul belgesindeki tarihler baz alınarak hibenin %70’i yatırılır. Burada hesaplanan hibe tutarı nihai hibe tutarınız değildir. “Participation certificate”deki tarihlere göre dönüşünüzde tekrar hesaplanacaktır.
14. KYK Burs Bilgilendirme Yazısı
Öğrencinin yurtdışında bulunacağı süre zarfında KYK bursunun kesilmemesi için Erasmus Ofisi Öğrenci İşleri’ne bildirimde bulunur. Buna rağmen, bursunuz kesildiyse Öğrenci İşleri ile iletişime geçiniz.
HAREKETLİLİK SONRASINDA
1. Hareketliliğe Başlangıç Bildirimi (Arrival Form)
Öğrenci kendisine verdiğimiz “arrival form”unu ilgili kuruma imzalatır ve taratıp GÜ Dış İlişkiler Ofisi’ne e-posta ile iletir.
2. Staj İçeriğinde Değişikliği Yapma ( Learning Agreement-During Mobility)
Öğrenci, staj içeriğinde değişiklik yapması gerekirse bölümünün ve karşı kurumdaki yetkilinin onayıyla "learning agreement"ının “during mobility” kısmını doldurur ve düzenlenmiş “learning agreement”ını GÜ Dış İlişkiler Ofisi’ne e-posta ile iletir. Çeşitli sebeplerle öğrenim anlaşmasında yapılacak olan değişikliklerin, gidilen yükseköğretim kurumunda akademik dönemin başlamasını takiben en geç 4 hafta içerisinde yapılmış olması ve anlaşmanın taraflarınca değişiklik talep edildikten sonra en geç 2 hafta içinde onaylanması gerekir.
HAREKETLİLİK SONRASINDA
1. Staj Sonrası Değerlendirmesi (Learning Agreement-After Mobility)
Stajın gerçekleştirildiği kurum yetkilisi "Learning Agreement"ın "After Mobility" kısmını doldurarak staj hareketliliğinin başarısı ile ilgili geri bildirimde bulunur.
2. Katılım Sertifikası (Participation Certificate)
Staj faaliyetinin gerçekleştirildiği kurumdan öğrencinin staj başlangıç ve bitiş süresini teyit eden (imzalı ve mühürlü) bir Katılım Sertifikası alınır ve Gümüşhane Üniversitesi'nin Erasmus Ofisi’ne teslim edilir. Öğrencilerin hibeleri bu sertifikada belirtilen tarihler dikkate alınarak hesaplanır.
4. AB Anketi
İlk 3 maddede gerekli belgeler ve işlemler tamamladıktan sonra öğrencinin e-posta adresine hareketlilik faaliyetini değerlendirecekleri bir AB Anketi gönderilecektir. Faaliyetin tamamlanabilmesi için (akademik tanınma ve kalan hibeniz) gelen anketi en kısa sürede bitiriniz.
5. Hibenin İkinci Kısmının Öğrencinin Hesabına Yatırılması
Öğrencinin kalan hibe tutarı “participation certificate”deki tarihlere göre yeniden hesaplanır ve %30’luk hibe öğrencinin hesabına yatırılır. Fazladan yatırılan tutar varsa öğrenciden iade alınır.
ÖNEMLİ HATIRLATMALAR
Öğrencinin hak kazandığı ilan edildikten sonraki süreç kendi sorumluluğundadır. Bu bağlamda aşağıdaki hususlara azami dikkat edilmelidir.
- Hareketliliğe hak kazanan öğrenciler tüm süreç boyunca her gün Erasmus sürecinde iletişim için bildirdiği e-posta hesabını mutlaka kontrol etmelidirler.
- Öğrencilerin çevrimiçi bir grup kurarak süreç boyunca diğer arkadaşları ile iletişimde olmalıdırlar.
- Buradaki açıklamalar güncel prosedürleri yansıtmaktadır. Bunların haricinde bilgi-belge talebinde bulunulabilir. Öğrenciler güncel prosedürlerle ilgili e-postaları ve web duyurularını takip ederler.
- Gidilecek kurumun barınma olanakları, istenen belgeler, dil yeterlilikleri vs. hakkında bilgi edinilmelidir.
- Gidilecek ülkenin vize başvuru prosedürleri hakkında bilgi edinilmelidir.
- Öğrenci, dönem başında Gümüşhane Üniversitesi’nde öğrencisi olduğu ilgili bölümde kaydını yenilemeli, harç ödemesi gerekiyorsa harcını yatırmalıdır.
- Staj hareketliliği 2 aydan az olamaz.
- Staj hareketliliğini uzatmak isteyenler ofisi bilgilendirirler ancak uzatılan süre için hibe ödemesi alamazlar.
- Öğrenci hareketlilik süresince gittiği ülkeden 1 haftadan uzun süre ayrılmışsa, hibesinden ayrıldığı günler için kesinti yapılır.
- Belgelerinizi Erasmus Ofisine ne kadar erken teslim ederseniz akademik tanınmanız ve kalan hibenizi almanız o kadar erken olacaktır.
- Dil sınavlarını tamamlamayan öğrencilerden %5; Erasmus anketini tamamlamayan öğrencilerden %5; en az bir dersten başarılı olamayan öğrencilerden %20 hibe kesintisi yapılır.
- Kalacak yerin Türkiye'den ayrılmadan ayarlanması önemle tavsiye edilir.